手把手教你如何提升会议管理

俗话说，开会就是浪费时间的万恶之源。为什么我们都这么讨厌开会呢？

常见情境

一、有的时候，总是突然被拉进会议。没收到过任何会议通知，没准备任何材料。我都不知道拉我进去开会要干什么，当个听众吗？适当的时候给你鼓鼓掌？

二、通知倒是提前通知了开会，但是9点的会，9点10分人才来齐。怎么，是迷路了吗？其实迟到吧，等一等也还好，但是更过分的，有的时候，比如要开技术例会，结果技术的负责人说他有事来不了了。那这个会，开还是不开呢？会不会开了等于没开呢？

三，议而不决，决而不行。小花就经常碰到这样的会议，大家花2个小时，讨论了5、6个议题，但是讨论完了之后，没有结果。就算是有结论，转头就忘了，没人记得去执行。那我花两个小时在干什么？陪聊吗？拜托各位，现在网络陪聊一小时都要块好不好！

四，不按时结束会议。会议要点都讨论完了，就开始聊些有的没的。真的很令人崩溃啊~

一般来说，会议的目的，难道不是解决问题、制定决策吗？一个有效的会议，难道不应该是：高效省事的、集思广益的、结论明确的吗？唉~到底怎么样才能开一个高效的会呀~既然你诚心诚意地发问了，那我就大发慈悲地告诉你。为了防止会议被破坏，为了维护打工人的和平……铛铛，会议管理！

如何进行会议管理

会议管理也分两种，就是参加别人主持的会议和自己主持会议。我们先来说说参加别人主持的会议要怎么办。

一、别人主持的会议

首先，当然是能不去就不去。你以为我在玩梗？并不是！我可认真了！你只需要参加与自己有关的会议就行了。如果不是非自己参加不可的会议，可以授权给下属或者其他人参加，或者查收会议纪要就行了。

其次，如果你参加会议，发现会议的议程安排不合理、与会者没到齐，或者可预见会议无法形成决策或者结论，那你可以尽自己所能去改变或者合理利用这种状况。

比如：第一，你可以正面刚，要求调整议程，突出重点。当然，你要向会议召集人说明你想调整的原因。第二，你可以礼貌地表达出你对会议不必要组织的建议，当然，你要给出一些其他的替代方案。毕竟不给解决方案只提出否定，就是耍流氓。第三，如果会议主持人在会议中持续地接听电话、或者容许其他与会议无关且乏味的行为，那么，你可以利用这些时间做些其他的工作嘛。你不仁，休怪我不义哈。你可以回复回复邮件啦、工作群里安排安排工作啦，或者收集收集其他工作需要的资料等等。

二、自己主持/召集的会议

到了自己主持的会议，可不一样了。为了避免同事们能不到就不到、或者会议时和自己正面刚，那小花可要好好做准备了。

第一阶段：会议开始前。在准备会议的时候，核心思想就是以终为始，要先确定会议的议题和期望输出的结果，保证会议的高效。

我要给你介绍的这个工具虽然已经被用烂了，但是，经典的就是最好的！它就是——6W1H。

Why-为什么开这个会，目的是什么，是否有必要开会；

What-会议的议题是什么，议程是什么，与会者需要做什么准备，期望输出的结果是什么；

Which-会议以何种形式召开，是否需要与会人提前熟悉材料，有什么特殊的要求（比如每个人准备自己的特长表演）；

Who-哪些重要的决策人或内容相关的人必须参加；

Where-会议的地点在哪里，与会人员是否便利；

When-会议什么时候开始，持续多长时间；

How-怎样落实会议结果，策略是什么。

什么？你说6W1H太老土了？哼，那高低得给你整个高级货的，你大概率没听过的新工具——Spacer。

S-Safety，安全。营造一个安全的沟通讨论氛围，大家才能相互信任、畅所欲言。

P-Purpose，目的。明确会议的目的，以及要解决的问题。

A-Agenda，日程安排。告知会议的议程安排、议事流程等等。

C-Codeofconduct，行为准则。明确会议的管理规则，避免干扰，尊重发言等等。

E-Expectation，期望。明确会议产出的预期，以及对与会人员的预期。

R-Role，角色。明确会议中相关人员的角色和职责。比如会议召集人、决策者、会议记录者等等。

用好这两个工具，开会前的准备，洒洒水啦。

第二阶段：会议进行中。这里也有一些小妙招可以帮助你掌控全场：

1.即使有人迟到了，也要准时开始会议。就是不等、不惯着那些迟到分子。否则，其他人更没有动力准时参加。

2.控制会议方向。如果出现脱离主题的情况，你可以丝滑地将话题带回议程，比如先尬笑两声：“哈哈哈，上次团建吃的那家日料真的很好吃，啊对了，这个技术攻坚的问题小知你怎么看？”你看，是不是十分丝滑呀，找不出任何一点转移话题的痕迹。

3.会议议程的安排应该先讨论重要的，再讨论不重要的。这是要事第一的原则。但是呢，我们也要兼顾讨论氛围的和谐，如果重要的问题太尖锐，我们也可以先讨论讨论那些不尖锐的，然后再丝滑转折，由易到难。

4.避免与会者主导会议。作为主持人，你既需要引导每一个人积极参与会议的讨论，但是又不能被与会者牵着鼻子走。你可以控制每个议题的时间，如果发现参加会议的大家聊着聊着，聊嗨了，可以说一句“收”；这个时候，你的右手要配合在空中划过、收紧拳头，大家就会看着你，然后一时语塞，你就可以保证议题顺利进行下去。

5.尽可能使议题得出明确的结论，或者能得到采取具体行动的承诺。如果大家都表示拖延，你可以像还珠格格里那样：“今天你要是不说明白，我就跳下去！紫薇！你答应我啊紫薇！”喊紫薇的时候，最好把鼻孔再张大一点儿，手往前伸！

真是不好意思。小花又又又间歇性抽风了。我们来回到正题，最后一个阶段就是会议结束时了。

第三阶段：会议结束时

在这个阶段，你只需要做4件事：1.要检查会议的目标是否达成。2.会议结束时要总结会议的决议，避免误解。3.未解决的问题，要落实相关的责任人和追踪时限。4.会后及时发送会议纪要。

你看，会议管理也没有那么难嘛，对不对？希望经过今天学习的你，都能高效开会！老规矩，思维导图请查收：